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Offerten-Management

Von der Offerte zum Auftrag– professionell und persönlich

Mit dem Offerten-Management behältst du jederzeit die Kontrolle. Der Prozess führt dich Schritt für Schritt – von der Erstellung über Kontrolle und Freigabe bis zum personalisierten Versand und systematischen Nachfassen. Kein Kunde wird vergessen, jede Offerte ist nachvollziehbar dokumentiert – vom Entwurf bis zum Abschluss.

Kennst du das?

  • 1

    Offerten werden erstellt, Überblick über offene fehlt komplett

  • 2

    Kontrolle und Freigaben laufen per E-Mail, Feedback ist verstreut

  • 3

    Nachfassen wird vergessen, Kunden gehen verloren

  • 4

    Kundenrückmeldungen unstrukturiert per E-Mail oder Telefon

  • 5

    Annahme oder Ablehnung: E-Mail Ping-Pong ohne klare Erfassung

  • 6

    Absagegründe werden nicht dokumentiert, keine Lerneffekte

Wo liegt das Problem wirklich?

Manuelle vs. Digitale Offerten Prozess

Eine Offerte erstellen ist nur der Anfang. Die echte Herausforderung: Kontrolle, Freigaben, Versand und Nachfassen koordinieren. Mit dem digitalen Offerten-Management sparst du Zeit, eliminierst Fehler und steigerst deine Erfolgsquote.

1 Offerte ohne Prozess

ohne Prozess Marktplatz

  • Offerte in verschiedenen Tools erstellen
  • Keine Übersicht, welche Offerten offen sind
  • Wer ist zuständig?

1 Offerte mit Prozessführung

mit Prozess Marktplatz

  • System führt durch jeden Schritt
  • Aufgaben klar definiert: Erstellen, Kontrolle, Versand
  • Jederzeit sehen, wo jede Offerte steht

2 Kontrolle manuell koordinieren

ohne Prozess Marktplatz

  • Offerte per E-Mail zur Kontrolle schicken
  • Feedback per E-Mail oder mündlich
  • Mehrfache Versionen per E-Mail, Chaos

2 Strukturierte Qualitätskontrolle

mit Prozess Marktplatz

  • Offerte zur Kontrolle weitergeleitet
  • Feedback durch Kunden direkt im System erfasst
  • Freigabe oder Ablehnung mit Begründung dokumentiert
  • Bei Korrektur: Offerte geht zurück zur Anpassung

3 Freigabe und Versand manuell

ohne Prozess Marktplatz

  • Wer muss die Offerte freigeben?
  • E-Mail manuell schreiben und versenden
  • Anhänge einzeln zusammenstellen

3 Strukturierte Freigabe und Versand

mit Prozess Marktplatz

  • Offerte automatisch zur Freigabe weitergeleitet
  • Nach Freigabe automatisch personalisiert versendet
  • Alle Unterlagen vollständig dabei
  • Status-Updates an alle Beteiligten

4 Nachfassen vergessen

ohne Prozess Marktplatz

  • Erinnerung manuell setzen
  • Follow-up selbst im Blick behalten
  • Risiko: Kunde wird vergessen

4 Automatisches Nachfassen

mit Prozess Marktplatz

  • System erinnert zuverlässig
  • Nachfass-E-Mails automatisch vorbereitet
  • Keine Offerte geht verloren

5 Kundenrückmeldung unklar

ohne Prozess Marktplatz

  • Wo steht der Kunde?
  • Rückfragen per E-Mail oder Telefon
  • Keine Nachverfolgbarkeit
  • E-Mail Ping-Pong, keine Struktur
  • Keine Nachverfolgbarkeit

5 Nahtlose Kundenfreigabe

mit Prozess Marktplatz

  • Kunde entscheidet direkt per E-Mail-Link
  • Annahme, Ablehnung oder Rückfrage zentral erfasst
  • Alle Interaktionen dokumentiert
  • Bei Annahme: Auftrag automatisch erstellt
  • Zentral erfasst und nachvollziehbar dokumentiert

6 Abschluss manuell festhalten

ohne Prozess Marktplatz

  • Auftrag manuell erfassen
  • Absagegründe nicht dokumentiert
  • Keine Auswertung möglich

6 Automatischer Abschluss und Reports

mit Prozess Marktplatz

  • Auftrag wird automatisch erfasst
  • Absagegründe strukturiert dokumentiert
  • Reports über Erfolgsquoten und Optimierungspotenzial

  • Konkret bedeutet das:

    • 30–40% weniger Zeitaufwand – keine manuelle Koordination und Nachverfolgung
    • Integrierte Qualitätskontrolle – strukturiertes Feedback, alle Schritte dokumentiert
    • Automatische Status-Updates – alle Beteiligten jederzeit informiert
    • Automatisches Nachfassen – keine Offerte wird vergessen, kein Kunde geht verloren
    • Nahtlose Kundenfreigabe – Kunde entscheidet per Klick, kein E-Mail Ping-Pong
    • Strategische Erkenntnisse – Daten über Erfolgsquoten, Absagegründe und Optimierungspotenzial

  • Das Ergebnis

    VorherNachher
    Manuelle Schritte8–10 Schritte4 Schritte
    BearbeitungszeitStundenMinuten
    Zeitersparnis–30%-40%
    FehlerquoteHochMinimal
    Offerten vergessenHäufigNie
    ErfolgsquoteUnklarMessbar und optimierbar

Offerten-Management im Überblick:

  • icon qualitaetskontrolle

    Integrierte Qualitätskontrolle

    Jede Offerte durchläuft automatisch eine Kontrolle – Qualität gesichert, Fehler minimiert.

  • icon status updates

    Automatische Status-Updates

    Alle Beteiligten werden automatisch informiert – bei Freigabe, Kundenrückmeldung oder Änderungen, kein manuelles Nachfragen.

  • icon email versand

    Personalisierter E-Mail-Versand

    Offerten werden automatisch per E-Mail versendet – personalisiert und mit allen relevanten Unterlagen.

  • icon datennutzung

    Strategische Datennutzung

    Alle Offerten strukturiert erfasst – Erkenntnisse über Erfolgsquoten, Absagegründe und Optimierungspotenzial.

  • icon kundenfreigabe

    Nahtlose Kundenfreigabe

    Kunde erhält Offerte per E-Mail und entscheidet direkt per Klick – bei Annahme wird automatisch der Auftrag erstellt, alle Beteiligten werden informiert.

  • icon nachfassen

    Automatisches Nachfassen

    System erinnert zuverlässig – keine Offerte wird vergessen, kein Kunde geht verloren.

Qualität sichern und Erfolgsquoten steigern

Alle Offerten und deren Status sind jederzeit einsehbar:

Welche warten auf Kontrolle? Welche sind beim Kunden? Wo steht das Nachfassen?

Durch die strukturierte Bearbeitung mit Qualitätskontrolle und automatischem Follow-up entfällt manueller Aufwand. Gleichzeitig sammelst du wertvolle Daten über Absagegründe und Erfolgsquoten – für gezielte Optimierungen und höhere Abschlussraten.

Für alle Betriebsgrössen und Branchen

Der digitale Offerten-Management passt sich flexibel an deine Organisation an – ob kleines Unternehmen, Mittelstand oder Grossbetrieb. Egal ob Handwerk, Industrie, Dienstleistung oder Handel: Der Prozess lässt sich individuell auf deine Anforderungen zuschneiden. Freigabeprozesse, Vorlagen für Offerten und Nachfass-Intervalle werden nach deinen Bedürfnissen konfiguriert.

Nahtlose Integration

Der digitale Offert-Management lässt sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft integrieren. Anbindungen an ERP-Systeme (z.B. Abacus), CRM-Lösungen, Dokumenten-Management-Systeme und E-Mail-Plattformen sind möglich. Offerten werden abgelegt, Stammdaten (Kunde, Status) synchronisiert und Auftragsbestätigungen automatisch übertragen – ohne Medienbrüche, ohne manuelle Übertragung.

 

 

Die Prozessapplikation im Überblick

Das Webportal – strukturiert, benutzerfreundlich und transparent.

offertenprozess

LIVE-Demo?

Wünschst Du eine Live-Demonstration oder hast Du Fragen? Lass uns gerne gleich einen Termin finden. 

Branchenlösungen

Folgende Branchen verwenden die Prozessanwendung «Offerten-Management» bereits erfolgreich:

logo pidiartify

Alle Prozessanwendungen sind nach PiDi Artify® zertifiziert und sind damit flexibel an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassbar.

mehr über PiDi Artify® erfahren

Unser Prozess, Arbeitsweise

So funktioniert's

Im Zeitalter der digitalen Transformation haben klassische Umsetzungsprozesse und Projektmethoden nichts mehr verloren. Wir arbeiten mit unseren Kunden agil und von Begin an hoch transparent bei allen Schritten hin zu einem digitalen ECO-System was zum Unternehmen passt! Die kontinuierliche Auslieferung von Teilergebnissen nach kurzen Intervallen, das gemeinsame Review und erarbeiten der Anforderungen mit dem Kunden sichert schnelle Erfolge und garantiert Effektivität.

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  • Viereck

    Planen

    Gemeinsam finden wir in deinem Unternehmen die möglichen Chancen zur Prozess-Digitalisierung.

  • Viereck

    Anpassen

    Wir übernehmen die passenden  Marktplatz Prozesse und individualisieren diese an deine Anforderungen.

  • Kreis

    Umsetzung

    Wir integrieren die Prozesse im Unternehmen. Danach wird getestet und laufend optimiert.

  • Violetter Haken

    Profitieren

    Du profitierst unmittelbar von dem digitalisierten Prozess. Falls du möchtest kannst du zudem noch Marktplatz Promoter werden.