Dokumente freigeben - intern und extern
Mit der digitalen Dokumentenfreigabe behältst du die Kontrolle. Technische Zeichnungen, Offerten und Verträge durchlaufen strukturierte Freigabeschritte im Webportal. Interne und externe Beteiligte prüfen, kommentieren und schlagen Änderungen vor – ohne E-Mail-Ping-Pong, alles an einem Ort.
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Freigabe-Versionen per E-Mail, niemand weiss, was aktuell ist2
Freigabe-Status unklar, ständiges Nachfragen nötig3
Feedback verstreut in E-Mails, geht verloren4
Korrekturen umständlich beschrieben oder per Hand markiert5
Externe Partner kompliziert einbinden, keine Sicherheit6
Änderungen nicht dokumentiert, keine NachvollziehbarkeitManuelle vs. Digitale Dokumentenfreigabe
Ein Dokument zu erstellen ist nur der Anfang. Die echte Herausforderung: Freigaben koordinieren, Status nachverfolgen, Änderungen sammeln. Mit der digitalen Dokumentenfreigabe eliminierst du E-Mail-Chaos und gewinnst volle Kontrolle.
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Manuelle Schritte | 10–15 Schritte | Ca. 5 Schritte |
| E-Mail-Chaos | Ständig | Keines |
| Zeitersparnis | – | 30-40% |
| Freigabe-Dauer | Stunden bis Tage | Stunden |
| Externe Einbindung | Kompliziert | Einfach und sicher |
| Nachvollziehbarkeit | Keine | Vollständig |
Jederzeit sehen, wo jedes Dokument steht – von Eingang bis Freigabe nachvollziehbar.
Korrekturen direkt im Dokument vornehmen – ohne externe Tools, direkt im Webportal bearbeiten und kommentieren.
Alle Beteiligten an einem Ort koordiniert – kein E-Mail-Ping-Pong mehr, klare Zuständigkeiten, strukturierte Abläufe.
Dokumente durchlaufen strukturierte Freigabeprozesse – intern und extern, mit klaren Zuständigkeiten.
Kunden und Partner können Dokumente direkt im Portal prüfen und freigeben – ohne E-Mail-Chaos, sicher und nachvollziehbar.
Fristen werden automatisch überwacht – Benachrichtigungen an alle Beteiligten, keine vergessenen Freigaben mehr.
Wer muss noch freigeben? Welche Änderungen wurden vorgeschlagen? Welche Dokumente sind bereits abgenommen?
Durch die zentrale Ablage und strukturierte Prozesse entfällt E-Mail-Chaos. Das schafft Transparenz und spart Zeit.
Die Dokumentenfreigabe passt sich flexibel an deine Organisation an – ob kleines Unternehmen, Mittelstand oder Grossbetrieb. Egal ob Handwerk, Bau, Industrie oder Dienstleistung: Der Prozess lässt sich individuell auf deine Anforderungen zuschneiden.
Die Dokumentenfreigabe lässt sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft integrieren. Anbindungen an bestehende Systeme und Tools sind möglich – Dokumente werden zentral verfügbar gemacht, Informationen automatisch synchronisiert. Ohne Medienbrüche, ohne manuelle Übertragung.
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The following sectors are already successfully using the "Document approval" process application:
All process applications are certified according to PiDi Artify® and can therefore be flexibly adapted to the needs of your company.
how it works
In the age of digital transformation, traditional implementation processes and project methods no longer have a place. We work with our customers in an agile and highly transparent manner right from the start in all steps towards a digital ECO system that suits the company! The continuous delivery of partial results at short intervals, the joint review and development of requirements with the customer ensures rapid success and guarantees effectiveness.
Together we will find the potential opportunities for process digitization in your company.
We take over the appropriate marketplace processes and customize them to your requirements.
We integrate the processes in the company. We then test and continuously optimize them.
You benefit directly from the digitized process. If you like, you can also become a marketplace promoter.